Contoh Memo & Format Penulisannya
Bagi setiap organisasi terutamanya dalam sektor kerajaan, terdapat banyak contoh memo yang boleh dijadikan rujukan.
Apakah dimaksudkan dengan memo?
Memo merupakan singkatan daripada perkataan memorandum yang bermaksud sebuah catatan atau peringatan yang disampaikan kepada sesuatu pihak.
Dalam konteks syarikat atau organisasi, memo bertujuan untuk menyampaikan maklumat atau arahan atau peringatan di peringkat dalaman.
Tujuan Memo Dihantar
Untuk lebih spesifik, tujuan memo dihantar adalah untuk menyampaikan perkara berikut:
- Memberi maklumat dalaman organisasi.
- Mengumumkan sesuatu perubahan dasar organisasi tersebut.
- Membuat permohonan sesuatu perkara dalam bahagian di organisasi.
- Menjelaskan prosedur baharu tentang sesuatu perkara.
- Memberi nasihat tentang membuat sesuatu keputusan.
- Menyediakan laporan ringkas tentang status mengenai sesuatu perkara.
Ciri-Ciri Memo
Ciri-ciri penulisan memo adalah seperti berikut:
- Ditulis secara ringkas- Memo perlu ditulis dengan ringkas. Walaupun ringkas, tetapi formatnya harus dipatuhi dan ditulis dengan lengkap,
- Lebih mementingkan isi- Oleh kerana memo ditulis secara ringkas, maka penghasilan memo amat menitikberatkan isi atau tujuan memo itu ditulis.
- Tujuan ditulis- Secara umumnya, memo bertujuan untuk makluman, permintaan, cadangan atau arahan.
- Berbentuk borang dan berbentuk terbuka- Memo boleh dihasilkan dalam dua bentuk iaitu bentuk borang atau bentuk terbuka.
- Penggunaan memo dalam organisasi yang sama- Memo digunakan dalam organisasi yang sama atau di bawah bumbung yang sama. Penggunaannya sama ada daripada pihak atasan kepada kakitangan bawahan atau dalam kalangan pegawai yang setara kedudukannya.
- Mementingkan keseragaman dalam penggunaan di organisasi- Memo tidak mempunyai format yang khusus seperti surat rasmi. Walau bagaimanapun, bagi sesebuah organisasi perlu memutuskan dan menggunakan format memo yang seragam di organisasinya. Penggunaan warna kertas juga perlu diseragamkan bagi unit-unit dan jabatan-jabatan di organisasi tersebut sekiranya ingin menggunakan kertas yang pelbagai warna. Namun begitu, kertas berwarna putih lazimnya digunakan oleh banyak organisasi.
Jenis Memo
Terdapat 2 jenis memo yang selalu digunakan iaitu:
- Memo Rasmi- Memo rasmi merupakan memo yang bersifat rasmi dan digunakan dalam pelbagai urusan secara rasmi. Contohnya memo lantikan ahli jawatankuasa sesuatu program, memo panggilan mesyuarat, memo panggilan menyertai kursus atau bengkel dan sebagainya.
- Memo Tidak Rasmi (Peribadi)- Memo jenis ini bersifat peribadi dan digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak rasmi antara teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan akrab. Contohnya memo ucapan tahniah atas kelahiran anak, memo ucapan takziah atas kematian dan sebagainya.
Format Penulisan Memohon
Memo yang dikeluarkan perlu mempunyai perkara-perkara berikut:
- Logo organisasi
- Nama organisasi
- Jenis memo – “Memo Dalaman”, “Memo Antara Bahagian”, “Memo Antara Unit”
- Penerima memo – “Kepada”
- Pengirim memo – “Daripada”
- Tarikh memo
- Rujukan
- Penerima salinan – “Salinan kepada”
- Perkara/tajuk
- Isi/maksud memo
- Ucapan terima kasih
- Tandatangan pengirim
- Nama pengirim – dalam kurungan
- Nombor telefon pengirim
- Alamat e-mel pengirim
- Ringkasan pendraf dan penyedia memo
Contoh Memo
Antara contoh memo yang boleh menjadi rujukan adalah seperti berikut:
