Contoh Surat Rasmi: Maksud, Jenis, Format & Panduan

Surat rasmi ialah medium perhubungan rasmi sama yang dilakukan kepada agensi/jabatan/organisasi sama ada kerajaan atau bukan kerajaan.

Selain itu juga, permohonan/aduan/cadangan untuk dikemukakan kepada pihak-pihak berkenaan perlu dilakukan menggunakan surat rasmi.

Oleh itu, adalah amat penting bagi surat rasmi yang ditulis betul-betul mengikut format bagi memastikan tujuan surat tersebut dihantar dapat difahami dan diambil tindakan oleh penerima.

Selain itu, penulisan surat rasmi juga perlu dikuasai oleh pelajar sekolah menengah kerana lazimnya soalan berbentuk ini dikeluarkan di dalam peperiksaan.

Maksud Surat Rasmi

Maksud surat rasmi ialah surat yang ditulis bagi tujuan urusan-urusan rasmi.

Urusan rasmi merujuk kepada urusan yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan, institusi, syarikat swasta dan individu.

Penulis terdiri sama ada individu perseorangan atau pihak atas nama jabatan, institusi, ataupun syarikat.

Tujuan

Surat rasmi ditulis untuk tujuan-tujuan berikut:

• Salah satu dokumen atau bahan rujukan dalam sesuatu perkara.
• Sebahagian medium bertulis formal antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi swasta.
• Salah satu medium yang menggambarkan pendirian, atau sikap sesuatu agensi terhadap orang ramai.
• Medium untuk mengutarakan cadangan, sokongan, jemputan, dan lain-lain lagi kepada organisasi rasmi.

Jenis Surat Rasmi

Surat rasmi terbahagi kepada beberapa jenis iaitu:

• Surat Cadangan
• Surat Perakuan
• Surat Arahan
• Surat Iringan
• Surat Sokongan
• Surat Perjanjian
• Surat Permohonan
• Surat Bantahan
• Surat Jemputan

Format Surat Rasmi

Surat rasmi mengandugi 8 perkara yang perlu ada dalam penulisan surat ini iaitu:

• Nama dan alamat pengirim
• Nama, jawatan, dan alamat penerima
• Tarikh surat ditulis
• Panggilan Penerima
• Tajuk
• Pengenalan
• Isi kandungan surat
• Tandatangan dan nama pengirim

1- Nama dan alamat pengirim

Nama penuh dan alamat pengirim perlu ditulis pada bahagian sebelah kiri paling atas surat.

Jika pengirim menulis surat atas kapasiti peribadi, maka alamat yang perlu diletakkan adalah alamat rumah.

Jika pengirim mewakili agensi/jabatan/organisasi, pengirim perlu meletakkan alamat pejabat sebagai mewakili agensi/jabatan/organisasi terbabit.

2- Nama, jawatan, dan alamat penerima

Nama penuh, jawatan, dan alamat penerima mestilah ditulis di bawah nama pengirim yang dipisahkan dengan satu garisan panjang.

Nama penerima perlu ditulis dengan penuh atau jika penerima ialah sebuah organisasi, nama organisasi tersebut mestilah ditulis dengan penuh.

Jawatan penerima mestilah ditulis di bawah nama penerima.

Alamat penerima pula mestilah alamat pejabat yang merujuk kepada tempat agensi/jabatan/organiasi beroperasi.

3- Tarikh surat ditulis

Tarikh surat ditulis mestilah diletakkan di bahagian kanan surat iaitu sebaris dengan negeri penerima.

4- Panggilan Penerima

Panggilan penerima lazimnya adalah kepada orang yang mempunyai pangkat lebih besar.

Panggilan penerima yang biasa digunakan ialah Tuan dan perlu ditulis di bawah negeri penerima di bahagian kiri.

5- Tajuk surat

Tajuk surat perlu ditulis di bawah panggilan penerima tersebut dan mestilah ditulis dengan huruf besar kesemuanya dan dihitamkan.

6- Isi Surat

Nombor perenggan perlu ditelakkan pada awal setiap perenggan kecuali perenggan pertama.

Pada perenggan pertama, penulis perlu menyatakan tujuan surat ini ditulis kepada penerima.

Untuk perenggan kedua pula, adalah huraian kepada tujuan surat tersebut ditulis dan perenggan ketiga pula ialah penutup kepada surat tersebut.

7- Tandatangan dan nama pengirim

Pengirim perlu menurunkan tandatangan dan nama penuh bagi mengesahkan penulisan surat tersebut ditulis oleh pengirim terbabit.

Contoh Surat Rasmi

Contoh penulisan surat rasmi yang boleh dijadikan rujukan seperti contoh di bawah:

Hussain Bin Azhari,
No 54, Jalan Cendekiawan 4,
Taman Cendekiawan,
43200 Cheras,
Selangor Darul Ehsan.
________________________________________________________

Tuan Haji Mohsin Bin Hanafi,                                                                     26 November 2021
Yang DiPertua Majlis Perbandaran Kajang (MPKj),
Jalan Semenyih, Bandar Kajang,
43000 Kajang,
Selangor Darul Ehsan.

Tuan,

PERMOHONAN SEWAAN DEWAN KOMUNITI KAMPUNG BARU BATU 9, CHERAS

Semoga Tuan berada dalam keadaan sejahtera hendaknya. Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2.         Saya Hussain Bin Azhari ingin membuat permohonan bagi sewaan Dewan Komuniti Kampung Baru Batu 9, Cheras. Tujuan sewaan ini dijalankan adalah untuk melangsungkan majlis perkahwinan anak perempuan saya yang dijangka akan dilangsungkan pada 22 Januari 2022 iaitu pada hari Sabtu.

3.         Sehubungan dengan itu, saya berharap agar pihak Tuan dapat meluluskan permohonan sewaan ini bagi tujuan tersebut. Kerjasama pihak Tuan dalam mempertimbangkan dan seterusnya meluluskan permohonan ini amat saya alu-alukan dan saya ucapkan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

………………………………….
HUSSAIN BIN AZHARI

Maklumat Lanjut

Untuk maklumat lanjut mengenai penulisan surat rasmi, sila tonton video di pautan https://www.youtube.com/watch?v=0j81zPINbsk.