e-SPKWS: Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) merupakan sistem perakaunan berkomputer yang dibangunkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) untuk menyelenggara perakaunan kumpulan wang sekolah secara berelektronik.

Sistem ini dibangunkan bagi tujuan menyimpan data-data perakaunan Kumpulan Wang Sekolah secara lebih efisien dan efektif.

Terdapat dua skop sistem ini dibangunkan iaitu sebagai pengumpulan maklumat transaksi terimaan dan transaksi bayaran di sekolah dan penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat penting kepada pihak yang berkepentingan.

Objektif e-SPKWS

Objektif sistem ini dibangunkan adalah seperti berikut:

1. Mengurangkan kerja pembantu tadbir di sekolah-sekolah khususnya. Proses kerja yang lebih mudah, cepat dan efisien melalui sistem berkomputer ini pastinya akan menjadi pemangkin kepada peningkatan komitmen dan motivasi pegawai kewangan dalam melaksanakan tugas-tugas kewangan.
2. Penyediaan resit dan baucar terus dari sistem akan dapat meningkatkan lagi kawalan dalaman Sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
3. Penyata kewangan tahunan sekolah yang terdiri daripada laporan-laporan seperti Kunci Kira-kira, Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan dan Penyata Penerimaan dan Pembayaran terus dapat dijana secara elektronik.

Modul Sistem

Terdapat 15 modul sistem ini iaitu:

• Modul Pentadbir Sistem: Modul ini menyelenggara pengurusan sistem yang berkaitan dengan maklumat pengguna sistem dan maklumat perihal kumpulan wang sekolah. Pengguna selain daripada Pentadbir Sistem tidak dibenarkan masuk ke modul ini.
• Modul Carian: Modul ini membantu pengguna memudahkan carian untuk pilihan nama sekolah dan jenis kumpulan wang sebelum memulakan sebarang capaian dalam sistem ini.
• Modul Permulaaan: Modul ini digunakan bagi kemasukan data permulaan sebelum memasukkan sebarang data•data tahun semasa (tahun pertama menggunakan e-SPKWS sahaja).
• Modul Terimaan: Modul ini menguruskan transaksi terimaan bermula daripada pengeluaran Resit Pejabat sehingga kepada perekodan terimaan di buku tunai kumpulan wang sekolah. Urusan percetakan resit pejabat juga boleh dibuat dalam modul ini.
• Modul Daftar Bil: Modul ini digunakan untuk mendaftarkan semua bil dan tuntutan yang diterima oleh sekolah. la juga dapat membantu sekolah untuk menganalisa bil atau tuntutan yang belum dijelaskan dalam tempoh 14 hari dan mengawal Akaun Belum Bayar bagi setiap tahun kewangan berakhir 31 Disember.
• Modul Bayaran: Modul ini menguruskan transaksi bayaran bermula daripada penyediaan baucar sehingga kepada perekodan di buku tunai kumpulan wang sekolah yang berkaitan. Urusan percetakan baucar bayaran juga boleh dibuat dalam modul ini.
• Modul Deposit: Modul ini diwujudkan bagi menyenaraikan Deposit Dibayar dan Deposit Diterima bagi kemudahan semakan pihak sekolah.
• Modul Panjar Wang Runcit: Modul ini dapat membantu sekolah menyelenggara akaun Panjar Wang Runcit bermula dari urusan perekodan permulaan atau penambahan amaun Panjar, rekupmen dan seterusnya perekodan dalam buku tunai Panjar Wang Runcit.
• Modul Pindah Peruntukan: Modul ini akan membantu sekolah untuk menyediakan permohonan pindah peruntukan. Semua catatan pelarasan dan keperluan perekodan berkaitan pindah peruntukan akan terus dijana melalui sistem.
• Modul Penutupan: Modul ini hanya boleh diakses oleh Pengurus Sekolah sahaja untuk membuat pengesahan. Selepas pengesahan dibuat ke alas ketepatan dan kebenaran amaun yang masukkan oleh Pembantu Tadbir, segala terimaan dan bayaran tidak boleh dikuncimasuk dalam bulan semasa lagi bagi mengelakkan sebarang penyelewengan.
• Modul Penyesuaian: Bank Modul ini akan membantu pihak sekolah bagi menyesuaikan baki di Buku Tunai dengan Baki di Penyata Bank. la perlu disediakan bagi setiap akaun kumpulan wang yang diselenggara. Ini bertujuan untuk memastikan ketepatan dan kesahihan rekod dalam buku tunai serta is dapat menentukan jumlah tunai sebenar yang terdapat dalam akaun semasa di bank.
• Modul ABT/ABB: Modul ini diwujudkan bagi memudahkan sekolah untuk menyediakan Penyata Akaun Tahunan Sekolah pada tempoh perakaunan tersebut. Sistem akan membantu sekolah untuk mengiktiraf ABT/ABB pada akhir tahun dengan memasukkan butiran maklumat ABT dan menyemak maklumat ABB dalam modul ini.
• Modul Laporan: Modul ini memaparkan senarai laporan yang boleh dijana melalui sistem iaitu:
  – Penyata Penerimaan dan Pembayaran
  – Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
  – Kunci Kira-Kira
  – Nota Kepada Akaun.
  – Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit
  – Akaun Subsidari
• Modul Pelarasan: Modul ini membantu pengguna untuk membuat pelarasan akaun lajur serta pelarasan bagi tujuan pengauditan.
• Modul Laporan Eksekutif: Modul ini memaparkan senarai laporan yang diperlukan oleh Pentadbir Sistem serta Pengurusan KPM.

Kategori Pengguna

Terdapat 3 kategori pengguna bagi sistem ini iaitu:

• Pentadbir Sistem
• Pengurusan
• Operasi:
  – Pengurus Sekolah
  – Pembantu Tadbir

Panduan Pengguna

Pengguna yang ingin mengakses sistem ini boleh merujuk kepada file di bawah:

Maklumat Lanjut

Maklumat lanjut mengenai e-SPKWS, sila layari laman web https://spkws.moe.gov.my/.